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REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG





Um von einer revisionssicheren Archivierung sprechen zu können, müssen die Anforderungen an elektronische Archivsysteme in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff orientiert sich damit am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

Dies bezieht sich dabei nicht nur auf technische Komponenten sondern auf die gesamte Lösung. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivierung ist, dass die Informationen datenbankgestützt wieder auffindbar (Link zu OCR), nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Ferner ist dies ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.

Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit:
•  Ordnungsmäßigkeit
•  Vollständigkeit
•  Sicherheit des Gesamtverfahrens
•  Schutz vor Veränderung und Verfälschung
•  Sicherung vor Verlust
•  Nutzung nur durch Berechtigte
•  Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
•  Dokumentation des Verfahrens
•  Nachvollziehbarkeit
•  Prüfbarkeit

Die Anforderungen und deren Umsetzung sind im Detail den GoBS zu entnehmen. Der Begriff Revisionssicherheit oder revisionssichere Archivierung wird inzwischen auch auf die Archivierung von Informationen außerhalb des handels- und steuerrechtlichen Bereichs angewendet und synonym mit der verfälschungssicheren, langzeitigen Archivierung elektronischer Informationen benutzt.

Zertifizierung der Revisionssicherheit von elektronischen Archivsystemen

Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwaresysteme gibt es nicht, da der individuelle Einsatz beim Anwender, die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Qualität der Informationen und Prozesse sowie der sichere Betrieb Bestandteil der Revisionssicherheit sind.

Die Überprüfung der Einhaltung der Vorgaben und die Zertifizierung von elektronischen Archivsystemen, bzw. in kaufmännische Anwendungen oder Dokumentenmanagement integrierte Archivkomponenten, erfolgt in der Regel durch Wirtschaftsprüfer beim Anwender vor Ort. Seitens des IDW, Institut der deutschen Wirtschaftsprüfer, gibt es hierfür mit den FAIT eigene Vorgaben.

Die Einhaltung der Revisionssicherheit kann auf Grundlage einer Verfahrensdokumentation zertifiziert werden. Da dies bei jedem Unternehmen unterschiedlich sein kann, muss jedes Unternehmen für sich hier die individuellen Abläufe planen, dokumentieren und zertifizieren lassen. Der TÜV übernimmt z.B. die Zertifizierung.

Die Grundlagen hierfür sind die Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen (PK-DML) des VOI e.V.
 
 
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